Alumnijäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Alumnijäsenrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:lle.
Laatimispäivämäärä 06.05.2018. Viimeisin muutos 06.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä
Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry
Pentti Kaiteran katu 1, 90500 Oulun yliopisto
Postiosoite:
PL 3000
90014 Oulun yliopisto

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tiedotusvastaava Vilho Tikkanen
tiedotusvastaava(at)ymparistörakentajakilta.net

3. Rekisterin nimi
Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:n alumnilista

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:n alumnijäsenien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o Täydellinen nimi
o Sähköpostiosoite (Muu kuin student-mail)
o Fuksi- ja valmistumisvuosi
o Yhdistyksen alumni-sähköpostilistoihin kuuluminen
Rekisterissä ei säilytetä muiden kuin Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:n alumnijäsenten tietoja, ja henkilötiedot poistetaan välittömästi mikäli Ympäristörakentajakillan alumnijäsenyys puretaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:n alumnijäsenyyden hakulomakkeen kautta Ympäristörakentajakillan verkkosivuilta. Tietoja voidaan vastaanottaa myös henkilön omalla ilmoituksella sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle
Tietoja rekisteristä voidaan luovuttaa tarpeen vaatiessa vain Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:n alumnivastaavalle tai hallitukselle. Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa,
luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimella
mikäli tarpeen. Rekisterin salaus toteutetaan Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla alumnijäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja
vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää
todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjän tulee vastata asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Oulun yliopiston Ympäristörakentajakilta ry:n alumnijäseniä. Alumnijäsenyydestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.